RET
Collaboratieplatform “Prikkie”
Observatie
Projecten worden niet tijdig afgesloten
Probleem
Documentatie voor overdracht te complex
Oplossing
Peer 2 Peer Push
Digitale innovatie
Collaboratieplatform “Prikkie”
Business case
Reductie vertraging projectafsluiting met >75%
Eliminatie van onnodige manuele handelingen
Real-time inzicht & monitoring
Photo by Mika Baumeister on Unsplash
Sector
Mobiliteit
Activiteiten
De RET verzorgt openbaar vervoer met bus, tram, metro en boot. Als geïntegreerd openbaarvervoerbedrijf is de RET ook verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de voertuigen en infrastructuur. Het bedrijf telt 2.673 fte’s.
Het bedrijfsonderdeel Techniek zorgt ervoor dat de infrastructuur en voertuigen van RET in perfecte staat verkeren. Ze voeren reparaties en (preventief) onderhoud uit en hebben een belangrijke rol bij nieuwbouw en vervanging. Bedrijfsonderdeel Techniek is een typische projectorganisatie.
Observatie
Het is echter gebleken dat veel projecten niet tijdig worden afgesloten. Dit leidt tot zowel een (1) financieel risico, als (2) een operationeel probleem en (3) een hoog personeelsverloop door stress. Als projecten niet tijdig afgesloten kunnen worden, betaalt de overheid niet uit en kunnen assets niet in gebruik genomen worden.
Klantvraag
Wat is de oorzaak dat projecten niet op tijd worden gesloten en wat kunnen we er tegen doen?
Probleem
Na een aantal interviewrondes met procesmanagers, aannemers, projectmanagers en inspecteurs, is VANBLEND tot de conclusie gekomen dat “overdrachtdocumentatie” noodzakelijk is voor werk- en informatieoverdracht in de toekomst en structureel vertraagd is. Een project mag en kan niet gesloten zijn als werkoverdracht niet heeft plaatsgevonden. Overdracht is hiermee een bedrijfs-kritisch proces. Hiervoor is het zogenaamde Overdracht Documentatie-proces ingericht. Dit om ervoor te zorgen dat men (lees: externe leveranciers, interne uitvoerders, inspecteurs, projectmanagers, etc.) dit ook echt doet. Bij het samenstellen van het overdrachtsdocument loopt men tegen obstakels aan, waardoor het proces als een last wordt ervaren.
Voor het Ingenieursbureau van de RET is het een jaarlijks terugkerende uitdaging. Voornamelijk omdat ergens in de laatste fase(s) van het proces een enorme opeenstapeling van documenten ontstaat en deze vervolgens allemaal aan het einde van het jaar verwerkt moeten worden.
Collaboratie Platform “Prikkie”
Het platform brengt alle actoren samen en automatiseert bepaalde onderdelen van het proces waardoor gebruikers minder gegevens handmatig hoeven in te voeren. Door notificaties (prikkie’s) worden gebruikers proactief op deadlines geattendeerd. Het is in het hele eco-systeem zichtbaar wie ‘die aan zet is’ en of deze actor zijn/haar actie reed gedaan heeft. Dit zorgt voor wat – noodzakelijke – ‘peer pressure’. Er is vervolgens ook geen sprake meer van documentatie, aangezien het platform altijd up to date is in real time. Via notificaties, elimineert het platform tenslotte onnodige herhalingen in het proces. Gebruikers zijn onder meer Vastgoed- en Asset beheerders en in- en externe Operators.
Business Case & Resultaat
In essentie elimineert het platform het “Overdrachts Document”. Hierdoor is RET in staat om in real time overdracht te monitoren, asset informatie up to date te houden én actuele status van het object te analyseren. Tevens is RET in staat om de monitoring, afhandeling en realisatie van overdrachts documentatie niet meer bij een FTE neer te leggen. Dit scheelt onnodig werk, onnodige stress en voorkomt fouten. Hierdoor wordt de kwaliteit van output verbeterd en werkdruk te verlaagd, een hogere productiviteit gerealiseerd en bovenal een hogere medewerkerstevredenheid.
De voordelen op een rijtje: manuele handelingen worden geëlimineerd, asset informatie is up-to-date in real-time, snelheid van afhandeling is verhoogd, het proces van overdracht is niet een extra proces, maar (automatisch) onderdeel van een totale workflow, kosten besparing, en bovenal een reductie van 75% vertraging van project oplevering.
De RET heeft uitgesproken hier alle vertrouwen in te hebben en heeft de verdere ontwikkeling van het collaboratie platform “Prikkie” in gang gezet.
Prikkie
Door notificaties (prikkie’s) worden gebruikers proactief op deadlines geattendeerd. Het is in het hele eco-systeem zichtbaar wie ‘die aan zet is’ en of deze actor zijn/haar actie reed gedaan heeft.
Proces
VANBLEND heeft samen met de RET een ‘Venture Sprint’ ingezet. Tijdens deze sprint is het business vraagstuk niet vanuit het proces, maar juist vanuit alle actoren (het eco-systeem) gedefinieerd. Het Ingenieurs Bureau van de RET heeft zich hierbij ten doel gesteld om het proces vanuit optimale ondersteuning van alle stakeholders in te richten. In slechts een paar weken is in co-creatie met de stakeholders een breed gedragen bottom-up oplossing gemaakt in de vorm van een prototype voor een Smart Process Applicatie.
Door het prototype voor de App niet vanuit de techniek maar vanuit co-creatie te realiseren, is deze direct gevalideerd bij de gebruikers. De App maakt de contouren van de business case duidelijk zichtbaar, is cross functioneel en geborgd. En in plaats van het prototype pas te testen bij oplevering, is er tijdens het ontwikkelproces al heel snel én in het klein getest. Directe validatie dus.
