• January 21, 2016

De crux van een workshop met resultaat: de facilitator

De crux van een workshop met resultaat: de facilitator

Door Dorothy van der Laan, Associate VANBLEND

De crux van een workshop met resultaat: de facilitator

Iedereen kent ze wel: van die workshops of groepsbijeenkomsten die veel werk kosten, maar waar iedereen toch een negatief gevoel aan over houdt. Oeverloze discussies zonder conclusies, stille deelnemers die maar niet echt meedoen of veel scepsis en negatieve geluiden zodat de oplossingen ver weg lijken.

De rol en invloed van de facilitator is bij dergelijke situaties groter dan de meeste mensen denken. De resultaten van een workshop zijn namelijk zeer afhankelijk van twee factoren: een goed ontwerp dat aansluit bij het doel en de juiste begeleiding van de groepsdynamiek ter plekke.

De vraag blijft natuurlijk hoe de facilitator dan met deze twee factoren het verschil kan maken tussen een effectieve workshop en één waarover men niet tevreden is. Er is veel te schrijven en te leren over dit onderwerp, maar als je de volgende vijf basisprincipes volgt, dan zal jouw workshop in ieder geval meer kans van slagen hebben.

Ontwerp met werkvormen die divergeren én convergeren

Ga zo snel mogelijk na de introducties over tot het stimuleren van discussie, onderzoeken van oorzaken, creëren van opties of anders gezegd: stimuleer diversiteit aan denken en dialoog vorming. Alleen zo ontstaat draagvlak en krijg je inzicht in wat er echt speelt. Begin dus niet met een twee uur durende presentatie. Zet na inventarisatie werkvormen in waarbij zichtbaar keuzes gemaakt moeten worden. Alleen maar rondom een tafel mensen naar hun mening vragen levert vaak geen duidelijke conclusies op.

Zorg voor realistische verwachtingen bij de ‘klant/eigenaar’

Wellicht een open deur, maar hoe vaak trappen we daar toch nog in. De klant of interne eigenaar wil over het algemeen snel resultaat. Binnen het project team zijn al veel inzichten en is ook veel werk gedaan. Een presentatie met wat werkvormen voor discussie en vervolgens wat vragen zorgt voor voldoende draagvlak toch? Of misschien toch niet? Weet dat verandering grillig is, emoties oproept en dus nooit lineair in één sessie te bereiken. Als facilitator moet jij het doel per workshop of bijeenkomst klein en realistisch zien te houden. Overtuig je klant dat stapsgewijs werken de acceptatie bevordert.

Creëer direct veiligheid voor iedereen om zichzelf te mogen zijn

Mensen in een workshop kennen elkaar niet of alleen maar in een andere context. Niet iedereen zal direct bereid zijn om zijn/haar mening te geven. Diegenen die dat wel doen testen ook of in deze workshop dat gewaardeerd wordt of niet. Introducties, ruimte voor zorgen, humor en positieve reacties op vragen en scepsis zijn manieren om iedereen zich veilig te laten voelen. De facilitator verdedigt of argumenteert dus niet.

Neem verantwoordelijkheid voor het ontstaan van discussies én conclusies

Vaak hoor je een facilitator zeggen: tsja, ze wilden echt niet kiezen, ze blijven om de hete brij heen draaien. Of hij is verrast dat meningen die bij het koffieapparaat wel naar voren komen, in de workshop totaal niet te horen zijn. Tijd om te reflecteren op de begeleiding tijdens de workshop: hoe vaak leg je een vraag terug in de groep in plaats van zelf antwoord te geven? Hoe vaak neem je een alternatieve stelling in als dominante mensen de lijn van het management uiten? Hoe goed volg je de discussiepunten en vat je de keuzes die er zijn samen voor de groep? Wat zijn je procesvoorstellen om tot keuzes te komen? Je hebt als facilitator meer invloed dan je denkt, dus kijk kritisch naar je eigen gedrag.

Gebruik assertieve proces- of gedragsinterventies, blijf weg uit de inhoud

Als facilitator ben jij hoofdverantwoordelijke voor het proces van en dynamiek in de workshop. Jij bent dus degene die de assertiviteit zal moeten opbrengen om in te grijpen bij gedrag dat het groepsproces stoort. Spreek de persoon die de hele tijd op de laptop zit te werken dus correct aan. Onderbreek een veelprater op correcte manier om ruimte te creëren voor andere meningen. Doe agendavoorstellen als de dag anders loopt dan gepland. Of benoem bij een duidelijk negatieve onderstroom het gevoel en gooi daarmee de discussie om.

Dorothy van der Laan is Culture Specialist & Trainer